تجزیه و تحلیل تاثیرات کارکرد (BIA)؛ ورودی برنامه تداوم کارکرد (BCP)

تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA) یا Business impact analysis، خطرات احتمالی سازمان را در اثر فاجعه‌ای اقتصادی، طبیعی یا تجاری بررسی می‌کند تا فعالیت‌های روزمره‌ی کسب و کار و مدت‌زمان پایداری این اثرات را در بلندمدت ارزیابی کند. BIA با این فرض عمل می‌کند که هر بخش کاری به بخش‌های دیگر وابسته است، اما برخی از این‌ بخش‌ها در زمان اولویت‌بندی هنگام جبران فاجعه‌ مهم‌تر هستند.
قبل از هرچیز بایستی تاثیر تمامی مخاطرات و تهدیدها را بر روی عملیات سازمان خود تجزیه و تحلیل کنید و از دل آن تمامی سناریوها را استخراج نمایید. بعد از تدوین سناریوها می‌توانید برنامه تداوم کسب و کار را در فازهای پیشگیری، کاهش و تعدیل، آمادگی، پاسخ و یا بازیابی و بازسازی دنبال کنید.

تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار مهم است، زیرا به شما این امکان را می‌دهد که:

- تأثیر فاجعه‌‌ی طبیعی یا اقتصادی را به حداقل برسانید؛

- برنامه‌ای برای محافظت از دارایی‌ها و داده‌های شرکت تهیه کنید؛

- روش‌هایی را شناسایی کنید که برای تجارت شما مهم‌اند؛

- نحوه‌ی ارتباط هر بخش از کسب و کار خود را با بخش دیگر مشخص کنید؛

- منابع مورد ‌نیاز را با حداقل تولید ممکن برای ادامه فعالیت‌های کسب و کاری مشخص کنید؛

- تعیین کنید که تجارت شما بدون عملکرد کامل چه مدت می‌تواند دوام داشته‌ باشد؛

- برای تغییر روند آماده شوید و مزیت رقابتی کسب کنید.

برای بررسی ‌کردن تأثیرات وقایع احتمالی خسارت در مهم‌ترین نقاط کسب و کار، تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار را انجام دهید؛ سپس از این اطلاعات به عنوان راهکاری برای کاهش خسارت وارده استفاده کنید.

مراحل انجام تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA):

۱. گروهی را تشکیل دهید که روی کسب و کار تأثیر داشته‌باشد

اولین قدم در انجام تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار، تعیین ‌کردن اعضا برای انجام تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت است؛ سپس این اعضا گروهی از افراد مورد اعتماد را برای تجزیه و تحلیل‌ جمع می‌کنند؛ مدیران فناوری اطلاعات، مدیرانی که مسئول برنامه‌ی‌ استمرار کسب و کار هستند یا مدیرانی که درمورد کسب‌کار معلومات بهتری دارند، گزینه‌های مناسبی برای تأثیرگذاری در گروه‌های کسب و کاری به شمار می‌آیند.

۲. با فرایندهای مهم کسب و کار آشنا شوید

گام بعدی در تجزیه و تحلیل این است که تعیین کنید کدام بخش‌های کسب و کار برای ادامه‌‌ دادن به فعالیت کل شرکت مهم هستند. برای انجام این کار، باید هریک از جنبه‌ها و بخش‌های تجاری، منابع مورد نیاز و نحوه‌ی ارتباط این بخش‌ها را با سایر سازمان‌ها تعیین کنید. در این قسمت از تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت، اعضای اصلی گروه را که شناخت بهتری از این بخش‌ها یا روند کسب و کار دارند، شناسایی می‌کنید.

۳. پرسش‌نامه تهیه کنید

گام بعدی برای انجام BIA تهیه‌ی پرسش‌نامه توسط گروه تجزیه و تحلیل است. این پرسش‌نامه به شما کمک می‌کند تا روند BIA خود را یادداشت کنید و از ثبات در تمام ابعاد بخش‌های تجزیه و تحلیل مطمئن شوید. پرسش‌نامه باید کامل باشد و پاسخ‌های روشنی را بر اساس تحقیقات ارائه دهد.

۴. اطلاعات جمع‌آوری کنید

برای این‌که تجزیه و تحلیل کامل، هدفمند و دقیق باشد، همه باید از اهمیت انجام فرایند BIA آگاه باشند. علاوه بر مدیریت، اعضا را از تمام قسمت‌های شرکت انتخاب کنید. ممکن است این اعضا، نسبت به مدیر ارشد، دید بهتری به روند کار داشته‌باشند و موردی را پیشنهاد کنند که قبلا به آن توجه نشده بود؛ به عنوان مثال، اگر سازمان شما از نرم‌افزاری برای مدیریت عملکردهای اصلی کسب و کار خود استفاده می‌کند، مدیر فناوری اطلاعات می‌تواند درمورد تأثیر شکست در کسب و کار، دیدگاهی از نظر فناوری برای هر بخش داشته‌باشد. برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌د‌هند یک سری مصاحبه با اعضای اصلی سازمان انجام دهند؛ در حالی که برخی دیگر نظرسنجی و همه‌پرسی را ترجیح می‌دهند. موردی که انتخاب می‌کنید، به اندازه‌ی سازمان و همچنین دامنه‌ی تجزیه و تحلیل شما بستگی دارد.

۵. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید

نتایج تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار خود را جمع‌آوری کنید. به اعضا اجازه دهید تا تمام تغییرات لازم را برای افزودن مشاهدات جدید بررسی و اعمال کنند. اطلاعات را با توجه به فرکانس ذکر‌شده، همراه با هرگونه نگرانی‌‌ای، سازمان‌دهی کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند تا سازمان را در اولویت‌های خود قرار دهید. به طور معمول،‌ مجموعه داده‌ها شامل ناهنجاری‌ها یا اطلاعاتی هستند که یک یا دو بار ذکر شده‌اند. این وقایع نادر را بررسی کنید تا بسنجید که آیا واقعا نگران‌کننده هستند یا خیر. بعضی از اعضای سازمان اطلاعاتی کلیدی دارند که دیگران هنوز آن‌ها را نیاموخته‌‌اند.

۶. گزارش تهیه کنید

گزارشتان سوابقی از یافته‌های شماست که آن را به مدیران ارشد و سهام‌داران ارائه خواهید کرد.

گزارش تجزیه‌وتحلیل تأثیر تجاری شما باید شامل موارد زیر باشد:
خلاصه‌ای از یافته‌های خود؛
لیست یافته‌ها از رایج‌ترین تا نادر‌ترین موارد؛
وابستگی‌های داخلی ‌و خارجی سازمانی و میزان وابستگی؛
عملکردهای بحرانی و حساس کسب و کار بر اساس رتبه‌؛
برنامه‌ای برای کاهش خطرات احتمالی؛
اعضای دخیل در تجزیه‌وتحلیل از جمله گروه BIA و اعضای مصاحبه‌شده، به همراه سازمان و عنوان شغلی آن‌ها؛
نتیجه‌گیری از یافته‌ها.

۷. راهکار پیدا کنید

گام بعدی، پس از تجزیه و تحلیل و تهیه گزارش، ایجاد برنامه‌ای برای تداوم کسب و کار است. از آن‌جا که طرح تداوم کسب و کار شامل مواردی است که در صورت وقوع یکی از اختلالات تجاری اجرایی هستند، به مانور آتش‌نشانی شباهت دارد و تضمین می‌کند که کسب و کار، حتی در مواقع حساس نیز ادامه خواهد یافت.