مشاوره و تحلیل فرایندهای تخصصی

تحولات عمده در محیط کسب و کار، مثل سرعت بالای تغییرات در فناوری، باعث افزایش رقابت و دشواری مدیریت در سازمانها گردیده است. در محیط کسب و کار، امروزه مدیریت و کارکنان می‌بایست توانایی برخورد با روابط درونی و وابستگی های مبهم و بغرنج میان فناوری، داده‌ها، وظایف، فعالیت‌ها، فرایند و افراد را دارا باشند. در چنین محیط‌های پیچیده‌ای سازمان‌ها نیازمند نیروی انسانی و فرایندهایی هستند که این پیچیدگی‌های ذاتی را در زمان تصمیم گیری‌های مهمشان لحاظ کنند.

عدم اطمینان محیطی و گسترش سریع دامنه کسب و کار، سازمان‌ها را با چالشهای متعددی مواجه ساخته است. برای مدیریت مؤثر این چالشها، می توان از ابزارها و رویکردهای نوین مدیریتی متنوعی استفاده کرد.

فرایند، مجموعه‌ای از مراحل و فعالیت‌های هدفمند و مرتبط با هم است که با استفاده از زیرساخت‌ها و روش‌های خاص و ضمن مصرف منابع تعریف شده یک یا چند ورودی را به یک چند خروجی (نتيجه) هدفمند تبدیل می‌کند. یک فرایند کسب وکار شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که در یک محیط سازمانی و فنی اجرا می‌شوند. این فعالیت‌ها به منظور رسیدن به اهداف کسب و کار با هم ترکیب می‌شوند. نکته اساسی که درباره فرایند وجود دارد این است که هر فرایند از طریق تبدیل یک یا چند ورودی به یک یا چند خروجی، برای مشتریان با ذینفعان داخلی و خارجی سازمان، ارزش ایجاد می‌کند. ایجاد ارزش و ارزش آفرینی موضوع اساسی در تعریف، تحلیل و بررسی فرایندها است. مدیریت فرایندها، امروزه به طور فزایندهای مورد توجه سازمان‌ها و مدیران صنایع مختلف قرار گرفته است و از آن به عنوان یک راهکار بسیار مؤثر برای بهبود کارآمدی مأموریت‌ها، فعالیت‌ها و کارکردهای سازمان و همچنین یک سرمایه گذاری قوی، جهت مواجهه با تغییرات محیطی یاد می‌شود. تعاریف مختلفی در خصوص مدیریت فرایندها ارائه شده است از جمله اینکه مدیریت فرآیندهای سازمان یک رویکرد مدون و یکپارچه برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش، کنترل و اندازه گیری فرآیندها به منظور همراستاسازی فرایندها و فعالیتها با راهبردها و سیاست‌های سازمان و دستیابی به اهداف تعیین شده است.

رویکرد مدیریت فرایندهای سازمان در مقابل نگاه وظیفه گرا و ساختار وظیفه‌ای قرار دارد. در رویکرد وظیفه گرا، سازمان به صورت عمودی به واحدهای مختلف تقسیم می‌شود، در حالی که تکمیل یک فرایند مستلزم حرکت افقی بین واحدی و عبور از درون واحدهای سازمانی مختلف است.

چرخه مدیریت فرایندهای سازمان را عموماً به چهار مرحله اصلی تقسیم می‌کنند که عبارتند از: استراتژی فرایند، طراحی فرایند، پیاده سازی و اجرای فرایند و کنترل و پایش فرایند. این چرخه تشریح کننده مراحل و گامهای موردنیاز برای شکل‌گیری نظام مدیریت فرایندها در سازمان است و در هر کدام از مراحل آن، فعالیت‌ها و اقدامات مختلفی صورت می‌گیرد.

امروزه استانداردها و ابزارهای زیادی در این زمینه معرفی شده و مورد استفاده سازمانها و شرکت‌ها قرار می‌گیرد. ایجاد نظام مدیریت فرایندها، فواید و منافع زیادی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.

به دلیل اهمیت بالای مدیریت فرایندها به صورت منسجم و بهينه، لازم است تا سازمان به این موضوع توجه خاص داشته باشد. از این رو انتظار می‌رود تا با مطالعه‌ی اسناد بالادستی، قوانین و مقررات، آیین نامه‌ها و شرح وظایف، زنجیره ارزش داخلی و خارجی و کلیه امور اجرایی شامل ستاد، سازمان‌ها، مجموعه‌های تابعه، نقشه کلان فرایندها، نمودار سلسله مراتبی آن و در نتيجه نظام جامع مدیریت فرایندهای سازمان احصا و پیاده‌سازی گردد.

حرکت به سمت رویکرد مدیریت فرایندها مستلزم بکارگیری یک نظام جامع و استاندارد است که سیاست‌ها، چارچوب‌ها، استانداردها، تکنیک‌ها، دستورالعمل‌ها و ساختارهای موردنیاز برای استقرار مدیریت فرایندهای سازمان را مشخص کرده باشد. این نظام بیان می‌دارد که در هر کدام از مراحل چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار باید به چه نحوی عمل نموده و رویه‌های موجود سازمان در هر کدام از مراحل چرخه عمر چگونه است.

+ شناسایی و مستندسازی فرایندهای تخصصی مدیریت بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز

امروزه تعداد زیادی از سازمان‌های بزرگ در دنیا و کشور به دلایل مختلفی سازمان خود را مجهز به نظام جامع مدیریت فرایندها می‌نمایند. معمولاً این سازمان‌ها دچار پیچیدگی و نابسامانی در فرایندهای موجود خود شده‌اند. حجم گسترده کارها و تعداد بالای ذینفعان، سازمان‌ها را با تعدد فرایندهایی متوجه نموده که در بعضی از موارد دارای هم پوشانی و فعالیتهای تکراری در بخش‌های مختلف سازمان می‌گردد که موجب صرف غیربهینه منابع و اضافه شدن بار اجرایی به لایه‌های مختلف آن می‌گردد. این امر همچنین موجب عدم تمرکز اطلاعات فرایندی و ایجاد منشاءهای متفاوت و متنوع برای اجرای فرایندها در سازمان می‌شود که می‌تواند موجب اضافه شدن هزینه‌ها و عدم شفافیت نقش افراد در ساماندهی، اجرا و کنترل فرایندها گردد. از طرفی با توجه به تغییراتی که در سیاست‌ها، استانداردها و ... یک سازمان ممکن است حادث گردد، لازم است تا فرایندهای آن سازمان تحت کنترل دقیق بوده و تغییرات آنها پایش شود. همچنین تغییرات انتظارات در ذینفعان و شرایط محیطی نیز سازمانها را بر آن می‌دارد تا در قالب یک نظام جامع فرایندهای در حال پیاده سازی خود را ارزیابی و بروزرسانی نماید. این امر مستلزم انتخاب الگوی مناسب مستندسازی فرایندها و استانداردسازی تعامل کارکنان با فرایندهای سازمان خواهد بود. سازمان‌ها برای تسلط کامل بر جریان فرایندها، اقدامات و رویه‌های عملکردی خود نیاز دارند تا نقشه فرایندی و مدل عملیاتی مناسب را در دامنه‌ی مأموریت خود طراحی نماید. این نقشه فرایندی موجب ملموس شدن ارتباطات سازمانی و تسهیل فرایندهای ارزیابی و در نتیجه بهبود فعالیت‌های سازمان خواهد شد.

وجود یک نظام جامع برای مدیریت فرایندهای تخصصی مدیریت بحران (بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز) موجب استانداردسازی و ایجاد وحدت رویه و یکپارچگی اقدامات در حوزه مدیریت فرایندها در سطح ستاد و عملیات سازمان‌های بحران مدار، خواهد شد. خروجی اصلی این پروژه یک دستورالعمل نظام جامع مدیریت فرایندها شامل سیاستها، چارچوب‌ها، استانداردها، تکنیک‌ها، الزامات و ابزار مدیریت فرایندها خواهد بود. این دستورالعمل مبنای اقدامات سازمان‌های بحران مدار در هر کدام از مراحل چرخه عمر مدیریت فرایندها قرار خواهد گرفت. در انتهای این پروژه نیز باید نقشه راه استقرار نظام جامع مدیریت فرایندهای تخصصی مدیریت بحران (بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز)، نقشه راه گذار و پیاده سازی تدوین شود.

+ مهندسی مجدد فرایندهای تخصصی مدیریت بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز

هر سازمان یا شرکت، یک نهاد اجتماعی است که مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستم‌های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی که محیط نسبتاً باثبات بود بیشتر سازمان‌ها برای بهره‌برداری از فرصت‌های پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند؛ اما با گذشت زمان، در سراسر دنیا سازمان‌ها دریافته‌اند که تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی آنان نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود. امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می‌شناسند؛ مهندسی مجدد (BPR) روندی است که در آن وظیفه‌های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی کسب‌وکار عوض کرده و بنابراین، سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایندمحوری حرکت می‌کند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب‌وکار و کاهش هزینه‌ها و در نتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد. اساس مهندسی مجدد بر بررسی‌های مرحله‌ای و حذف مقررات کهنه و تصورات بنیادینی استوار است که زمینه‌ساز عملکرد کسب‌وکار کنونی‌اند. اکثر سازمان‌های بحران‌مدار، انباشته از مقررات نانوشته‌ای هستند که از دهه‌های پیشین برجا مانده‌اند. این مقررات بر پایه فرض‌هایی درباره‌ی فناوری، کارمندان و اهداف سازمان به‌وجود آمده‌اند که دیگر کاربردی ندارند. مهندسی مجدد فرایندهای تخصصی مدیریت بحران (بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز) عبارت است از بازاندیشی بنیادین و ریشه‌ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت‌انگیز در معیارهای حساسی چون کیفیت و سرعت خدمات.

+ مدیریت و بهبود فرایندهای تخصصی مدیریت بحران‌های طبیعی و انسان‌ساز

در سطح بنگاه، سازمان‌ها به دنبال سازمان‌دهی فرایندهای کل سازمان هستند و بیشتر بر هم راستا کردن فرایندها با استراتژی‌های سازمانی و تعیین حاکمیت فرایندها و سیستمهای اندازه گیری عملکرد در سطح کل سازمان هستند. در سطح فرایند، سازمان‌ها در جستجوی رویکردهای متنوع تازه‌ای برای تحلیل و طراحی مجدد فرایندها هستند، و در نهایت در سطح اجرا فناوری‌های جدید در حال تحول‌اند تا بتوانند از عملیات فرایندها پشتیبانی کنند.

علاوه بر دغدغه‌های امداد و نجات، سازمان‌های بحران مدار، نیازمند ابزارها و روش‌هایی برای تسهیل اعمال تغییرات وسیع در سازمان‌های خود هستند. بنابراین در کنار متدولوژی‌ها و تکنیکهای فنی، مدیریت فرایندهای کسب وکار نیازمند روش‌هایی برای ایجاد تغییرات فرهنگی در سازمان می‌باشد.

همچنین، پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت در ارگان های بحران مدار و امدادگر، با توجه به حساسیت فرایندها و ماهیت خدمات متفاوت امداد و نجات در آن‌ها از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و استفاده صحیح از آن سبب افزایش کیفیت خدمات ایمنی و کاهش خسارات ناشی از حوادث در جامعه می‌گردد.